Comment configurer la gestion des prospects ?

1. Accéder à la page de gestion des prospects

Pour configurer la gestion des prospects, cliquez sur Paramètres depuis votre espace Lead, en bas du menu latéral à gauche. Sur la nouvelle page d'accueil des paramètres, dans la section Rendez-vous, accédez à la page Gestion prospects depuis la section Prospects.

2. Comprendre la page Gestion prospects

La page se divise en trois sections principales :

• Assignation : définit comment vos prospects sont répartis entre les commerciaux.
• Archivage : configure le passage automatique des prospects inactifs vers un statut froid ou archivé.
• Avancé : active ou désactive le statut "prospect" pour l'ensemble de votre club.

Chaque section fonctionne de manière indépendante. Vous pouvez activer uniquement les automatismes dont vous avez besoin.

3. Configurer l'assignation des prospects

L'assignation détermine quel commercial est responsable de chaque nouveau prospect.

• Assignation automatisée : Lorsque vous activez ce réglage, chaque nouveau prospect est automatiquement attribué à un commercial disponible. Cela évite que des prospects restent sans interlocuteur et accélère la prise de contact. Pour l'activer, basculez le curseur Assignation automatisée sur la position active.

• Désassignation automatisée : Ce réglage complète le précédent. Lorsqu'un commercial est supprimé de votre équipe, ses prospects sont automatiquement désassignés afin d'être redistribués. Cela garantit la continuité du suivi même en cas de changement dans votre équipe.  Pour l'activer, basculez le curseur Désassignation automatisée sur la position active.

Si vous n'activez aucune de ces deux options, l'assignation des prospects devra être effectuée manuellement par vos équipes.

4. Paramétrer l'archivage automatique

L'archivage automatique vous aide à garder votre pipeline propre en déplaçant les prospects inactifs hors de votre liste active.

• Activer l'archivage automatisé : Basculez le curseur Archivage automatisé sur la position active. Une fois activé, les options de configuration apparaissent en dessous.

• Choisir le statut cible : Dans le menu déroulant Passer les prospects en, sélectionnez le statut vers lequel les prospects inactifs seront basculés. Par défaut, la valeur est Froid.

• Définir le seuil d'archivage : Renseignez le nombre de jours d'inactivité à partir duquel un prospect sera archivé dans le champ Seuil d'archivage. Par exemple, si vous indiquez 2 jours, tout prospect n'ayant eu aucune activité depuis 2 jours sera automatiquement passé au statut choisi.

• Appliquer les modifications : Cliquez sur le bouton Appliquer pour enregistrer vos réglages. Les nouvelles règles prendront effet immédiatement sur les prospects concernés.

Astuce : commencez par un seuil conservateur (par exemple 7 ou 14 jours), puis ajustez en fonction du cycle de vente de votre club. Un seuil trop court risque d'archiver des prospects encore en réflexion.

5. Gérer les paramètres avancés

La section Avancé contient un réglage réservé aux administrateurs.

• Utiliser le statut "prospect" : Ce curseur active ou désactive l'utilisation du statut "prospect" pour l'ensemble de votre club. Lorsqu'il est activé, les contacts entrants sont identifiés comme prospects dans votre CRM, ce qui vous permet de les distinguer clairement des clients existants et de leur appliquer des parcours de suivi dédiés.

Si vous désactivez cette option, le statut "prospect" ne sera plus disponible dans votre club et les contacts ne passeront plus par cette étape intermédiaire.

Ce réglage impacte l'ensemble du club. Assurez-vous d'en informer votre équipe avant toute modification.

6. Bonnes pratiques

• Activez l'assignation automatisée dès que votre club compte au moins deux commerciaux, afin de répartir la charge de manière équitable.
• Activez la désassignation automatisée si votre équipe connaît un turn-over régulier, pour éviter les prospects orphelins.
• Ajustez le seuil d'archivage en fonction de votre cycle de vente moyen. Une salle de sport avec des offres d'essai courtes peut utiliser un seuil plus bas qu'un club proposant des abonnements annuels.
• Vérifiez régulièrement vos prospects archivés : un prospect froid aujourd'hui peut redevenir chaud demain (rentrée, bonnes résolutions, etc.).