Comment configurer la gestion des rendez-vous ?

1. Accéder à la page de gestion des rendez-vous

Pour configurer la gestion des rendez-vous, cliquez sur Paramètres depuis votre espace Lead, en bas du menu latéral à gauche. Sur la nouvelle page d'accueil des paramètres, dans la section Rendez-vous, sélectionnez Gestion rendez-vous. Vous accédez alors à la page Gestion de vos rendez-vous, qui regroupe l'ensemble des réglages liés à la prise de rendez-vous en ligne.

2. Récupérer l'URL de prise de rendez-vous en ligne

En haut de la page, vous trouverez la section URL pour la prise de rendez-vous en ligne. Cette URL est le lien que vous devez communiquer à vos prospects pour leur permettre de réserver un créneau directement depuis leur navigateur.

Cliquez sur le bouton Copier l'url pour copier le lien dans votre presse-papiers. Vous pouvez ensuite le coller dans vos emails, vos publications sur les réseaux sociaux, votre site web ou tout autre support de communication.

3. Paramétrer l'application de prise de rendez-vous

Cette section vous permet de personnaliser le comportement et l'apparence de votre page de réservation en ligne.

Couleur de votre application de prise de rendez-vous : cliquez sur le sélecteur de couleur pour choisir la teinte qui sera appliquée aux boutons de votre application de rendez-vous. Nous vous recommandons d'utiliser une couleur cohérente avec l'identité visuelle de votre club.

Demander le consentement aux communications commerciales : lorsque ce curseur est activé, un champ de consentement est affiché au prospect au moment de la prise de rendez-vous. Cela vous permet de recueillir son accord avant de lui envoyer des communications marketing, conformément à la réglementation en vigueur (RGPD).

Identifiant du conteneur Google Tag Manager : si vous utilisez Google Tag Manager pour suivre les conversions ou le comportement des visiteurs sur votre page de réservation, renseignez ici l'identifiant de votre conteneur (au format GTM-XXXXXXX). Ce champ est facultatif.

4. Gérer vos types de rendez-vous

La section Vos types de rendez-vous liste l'ensemble des créneaux que vos prospects peuvent réserver. Chaque type de rendez-vous affiche son nom, sa durée et sa disponibilité à la réservation.

Pour créer un nouveau type de rendez-vous, cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite de la section :

Nommez le type du rendez-vous
Sa durée et sa fréquence
Ajoutez une brève description pour mieux guider vos contacts
Associez un modèle d'email envoyé à la validation du rendez-vous
Définissez si le prospect peut prendre le rendez-vous lui même
Cliquez sur Appliquer

Pour chaque type de rendez-vous existant, quatre actions sont disponibles via les icônes situées à droite de la ligne :

Œil : prévisualiser le rendez-vous tel qu'il apparaît aux prospects.
Chaîne : copier le lien de réservation spécifique à ce type de rendez-vous.
Crayon : modifier les paramètres du rendez-vous (nom, durée, disponibilité).
Corbeille : supprimer le type de rendez-vous.

Par exemple, vous pouvez proposer un rendez-vous de type « Coaching » d'une durée de 60 minutes et un rendez-vous « Séance d'essai » de 30 minutes, tous deux réservables par le prospect.

5. Définir des périodes d'indisponibilité

La section Périodes d'indisponibilité vous permet de bloquer des créneaux pendant lesquels aucun rendez-vous ne pourra être pris sur certains types de rendez-vous ou sur tous. Cela est utile en cas de fermeture exceptionnelle, de congés ou de maintenance.

Vous pouvez ajuster la récurrence des périodes selon des temporalités différentes et sur une période dédiée en dates et en horaires définis.

Pour ajouter une période d'indisponibilité, cliquez sur le bouton Ajouter. Tant qu'aucune période n'est définie, le message « Vous n'avez pas de période d'indisponibilité » s'affiche.