Comment configurer les emails et SMS automatiques pour vos rendez-vous ?
Lead vous permet d'envoyer automatiquement des emails et des SMS à vos prospects à chaque étape clé de leurs rendez-vous : rappel, modification ou annulation. Ces communications automatiques réduisent le taux de no-show, renforcent votre image professionnelle et vous font gagner un temps précieux au quotidien.
1. Accéder à la page des communications automatiques
Pour configurer les communications automatiques, cliquez sur Paramètres depuis votre espace Lead, en bas du menu latéral à gauche. Sur la nouvelle page d'accueil des paramètres, dans la section Rendez-vous, cliquez sur Email & SMS de service.
Cette page centralise toutes les communications automatiques liées aux rendez-vous de votre club. Elle est divisée en deux grandes sections :
- SMS : les notifications envoyées par message texte.
- Mails : les notifications envoyées par email.
Pour chaque canal, vous disposez de trois types de messages paramétrables : le rappel avant rendez-vous, la notification de modification et la notification d'annulation.
2. Activer ou désactiver un type de notification
Chaque type de communication dispose d'un curseur situé à droite de son intitulé. Celui-ci vous permet d'activer ou de désactiver l'envoi automatique en un clic.
Par exemple, si vous souhaitez envoyer un SMS de rappel 24 heures avant chaque rendez-vous, activez le curseur en face de Envoyer un SMS de rappel avant le rendez-vous. À l'inverse, si vous ne souhaitez notifier vos prospects que par email, vous pouvez laisser les SMS désactivés.
Les trois types de notifications disponibles sont les suivants, pour chaque canal (SMS et email) :
- Rappel avant le rendez-vous : envoie un message 24 heures avant le rendez-vous pour rappeler au prospect la date et l'heure.
- Rendez-vous modifié : notifie automatiquement le prospect lorsqu'un rendez-vous est modifié.
- Rendez-vous annulé : informe le prospect lorsqu'un rendez-vous est annulé.
3. Personnaliser un email automatique
Pour modifier le contenu d'un email, cliquez sur le bouton Modifier en face du message concerné. Vous accédez alors à l'éditeur d'email.
L'éditeur vous permet de configurer les éléments suivants :
- Sujet : la ligne d'objet de l'email que recevra votre prospect.
- Corps du message : le contenu principal de l'email, modifiable via un éditeur de texte riche (mise en forme, alignement, liens, boutons, images).
Vous pouvez également sélectionner un modèle prédéfini via le menu déroulant Sélectionner un modèle en haut de l'éditeur, et prévisualiser le rendu sur ordinateur ou mobile grâce aux icônes de prévisualisation.
Pour insérer des informations dynamiques dans votre message, utilisez les tags disponibles dans le panneau à droite de l'éditeur. Il vous suffit de cliquer sur un tag pour l'insérer à l'endroit souhaité dans votre texte. Les tags disponibles sont :
%prenom%: le prénom du prospect.%nom%: le nom du prospect.%club%: le nom de votre club.%telephone-club%: le numéro de téléphone de votre club.%adresse-club%: l'adresse postale de votre club.%url-rdv-club%: le lien de prise de rendez-vous de votre club.%rdv-heure%: l'heure du rendez-vous (format HH:mm).%rdv-date%: la date du rendez-vous (format JJ/MM/AAAA).
Une fois vos modifications terminées, cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également cliquer sur Envoyer un email test pour vérifier le rendu avant de valider.
4. Personnaliser un SMS automatique
La personnalisation d'un SMS fonctionne de manière similaire. Cliquez sur Modifier en face du SMS concerné pour accéder à l'éditeur.
L'éditeur SMS est plus simple que celui des emails : vous disposez d'un champ de texte libre dans lequel vous rédigez votre message. Les mêmes tags dynamiques sont disponibles dans le panneau de droite et s'insèrent de la même façon.
Un compteur situé sous le champ de saisie vous indique en temps réel le nombre de caractères utilisés ainsi que le coût en crédits SMS. À titre indicatif, 1 crédit SMS correspond à 159 caractères.
Bon à savoir : les accents et les emojis consomment davantage d'espace. Si vous copiez-collez du texte depuis une plateforme d'IA, pensez à le réécrire manuellement, car des caractères cachés peuvent s'ajouter et fausser le compteur.
5. Désactiver les doublons avec MaSalleDeSport
Si votre club utilise également la plateforme MaSalleDeSport (MSDS), un réglage supplémentaire est disponible en bas de la section Mails. L'option Email de service MaSalleDeSport vous permet de désactiver les emails envoyés automatiquement aux prospects suite à une demande d'essai sur MSDS, afin d'éviter que vos prospects ne reçoivent deux communications identiques.
Activez cette option uniquement si vous souhaitez que Lead gère seul l'envoi des emails de service pour ces prospects.
6. Bonnes pratiques
Pour tirer le meilleur parti des communications automatiques, gardez à l'esprit ces quelques recommandations :
Privilégiez des messages courts et clairs, surtout pour les SMS où chaque caractère compte. Pensez à toujours inclure la date et l'heure du rendez-vous via les tags %rdv-date% et %rdv-heure% : ce sont les informations les plus utiles pour votre prospect.
Utilisez le bouton Envoyer un email test avant de valider toute modification d'email. Cela vous permet de vérifier que les tags s'affichent correctement et que la mise en forme est conforme à vos attentes.
Enfin, activez au minimum le rappel par email ou par SMS : c'est le levier le plus efficace pour réduire les rendez-vous manqués.