Comment créer et gérer des modèles de communication ?
Un modèle de communication est un message pré-rédigé et réutilisable, associé à un canal d'envoi (Email ou SMS). Dans Lead, les modèles permettent d'envoyer des messages cohérents et personnalisés à vos prospects, notamment dans le cadre de scénarios automatisés ou de relances pour la prise de rendez-vous.
1. Accéder aux modèles
Depuis le menu principal de Lead, rendez-vous dans la section Communication puis Modèles. Vous y retrouvez la liste de tous vos modèles existants, filtrables par canal (SMS ou Email), avec pour chacun : la date de création, le canal, le nom du modèle, le nombre d'envois et le nombre d'ouvertures.
Utilisez la barre de recherche en haut de la liste pour retrouver rapidement un modèle par nom, mail ou téléphone.
2. Créer un nouveau modèle
Cliquez sur le bouton "Nouveau modèle" en haut à droite de la section Modèles. Une fenêtre s'ouvre et vous invite à choisir le canal d'envoi : Email ou SMS. Sélectionnez le canal souhaité pour accéder au formulaire de création correspondant.
3. Créer un modèle Email
- Choisissez le canal Email à l'étape de sélection du canal.
- Saisissez le nom du modèle : il est utilisé uniquement en interne pour retrouver votre modèle dans la liste.
- Renseignez l'objet de l'email.
- Rédigez le contenu dans l'éditeur de texte. Des outils de mise en forme sont disponibles : gras, italique, alignement, listes, liens, images et bouton d'appel à l'action.
- Insérez des tags de personnalisation depuis le panneau de droite pour adapter automatiquement le message à chaque prospect (voir la section Tags ci-dessous).
- Utilisez le bouton "Envoyer un email test" pour vérifier le rendu avant de finaliser.
- Si vous maîtrisez le HTML, activez l'option "Utilisez votre HTML" pour intégrer votre propre code directement.
- Cliquez sur "Créer" pour enregistrer le modèle.
4. Créer un modèle SMS
- Choisissez le canal SMS à l'étape de sélection du canal.
- Saisissez le nom du modèle : il est utilisé uniquement en interne pour retrouver votre modèle dans la liste.
- Rédigez le contenu du SMS dans le champ dédié.
- Le compteur affiché sous le champ indique en temps réel le nombre de caractères saisis et le coût en crédits correspondant.
- Insérez des tags de personnalisation depuis le panneau de droite pour adapter automatiquement le message à chaque prospect (voir la section Tags ci-dessous).
- Cliquez sur "Créer" pour enregistrer le modèle.
À savoir sur les crédits SMS : 1 crédit SMS équivaut à 159 caractères. Les accents et les emojis consomment davantage d'espace que les caractères standards. Par ailleurs, copier-coller du texte depuis un outil d'IA (ex. ChatGPT) peut introduire des caractères cachés qui faussent le compteur : il est recommandé de réécrire le texte manuellement pour garantir un décompte exact.
5. Personnaliser un modèle avec les tags
Les tags permettent d'insérer automatiquement des informations propres à chaque prospect ou à votre club dans le corps du message. Ils sont disponibles pour les modèles Email et SMS.
Pour utiliser un tag, cliquez dessus dans le panneau de droite ou saisissez-le manuellement dans le contenu du message.
| Tag | Valeur insérée |
|---|---|
%prenom% |
Le prénom du prospect |
%nom% |
Le nom du prospect |
%club% |
Le nom du club |
%telephone-club% |
Le numéro de téléphone du club |
%adresse-club% |
L'adresse du club |
%url-rdv-club% |
Le lien de prise de rendez-vous du club |
6. Supprimer un modèle
Dans la liste des modèles, cliquez sur l'icône de suppression (corbeille) dans la colonne Actions, à droite du modèle concerné.
7. Copier un modèle vers un autre club
Pour dupliquer un modèle existant vers un autre établissement de votre réseau, cliquez sur le bouton "Copier vers un club" en haut à droite de la section Modèles.
Vous devrez ensuite renseigner le PlaceId du club où coller les modèles, les sélectionner et confirmer.
8. Utiliser les modèles dans les scénarios et la prise de rendez-vous
Les modèles créés peuvent être réutilisés dans deux contextes principaux :
Dans les scénarios automatisés : un modèle Email ou SMS peut être déclenché automatiquement suite à une action d'un prospect : demande d'information, rendez-vous non honoré, relance, sans aucune intervention manuelle.
Dans la prise de rendez-vous : un modèle peut être associé aux étapes du processus de prise de rendez-vous, par exemple pour envoyer une confirmation, un rappel ou un message de suivi après un rendez-vous avec un prospect.
Dans les campagnes : un modèle peut être sélectionné lors de la création d'une campagne de communication, afin d'envoyer un message à une liste de prospects ciblés en une seule action.
En envoi manuel : un modèle peut également être utilisé ponctuellement pour envoyer une communication à un contact unique, directement depuis sa fiche prospect.