Comment créer des scénarios ?
Les scénarios sont au cœur de votre stratégie de conversion dans Lead. Ils vous permettent d'automatiser vos actions commerciales pour transformer vos contacts en prospects, puis vos prospects en clients — au bon moment et sans effort manuel. Grâce aux scénarios, vous pouvez envoyer des emails, des SMS ou créer des tâches pour votre équipe, de façon séquentielle et ciblée.
1. Qu'est-ce qu'un scénario ?
Un scénario est un workflow composé d'une ou plusieurs étapes déclenchées automatiquement (ou manuellement) en fonction du statut d'un prospect. Chaque étape peut correspondre à une action précise : envoyer un email, envoyer un SMS ou créer une tâche pour un commercial.
Vous pouvez cibler différents types de contacts selon leur statut dans votre tunnel de vente : À contacter, Prospect, RDV à venir, Venu non inscrit, RDV non honoré, et bien d'autres.
2. Types de scénarios disponibles
Deux types de scénarios sont disponibles :
- Automatique : le scénario se déclenche automatiquement dès qu'un contact correspond aux critères définis (statut, source).
- Manuel : le scénario est lancé manuellement par un membre de votre équipe sur un contact donné.
3. Créer un scénario
Accéder à la liste des scénarios
Depuis le menu de navigation à gauche, rendez-vous dans la section Communication, puis cliquez sur Scénarios. Vous accédez à la liste de tous vos scénarios existants, avec leur statut (actif ou non), leur type et leur cible.
Pour créer un nouveau scénario, cliquez sur le bouton Créer un scénario en haut à droite de la page.
2. Paramétrer le nouveau scénario
Une fenêtre s'ouvre. Renseignez les informations suivantes :
Nom du scénario : donnez un nom explicite à votre scénario (par exemple : "Relance RDV à venir" ou "Workflow contact web").
Type : choisissez entre Automatique et Manuel selon la logique souhaitée.
Ciblage des prospects : sélectionnez le ou les statuts de prospects concernés par ce scénario. Les statuts disponibles sont : À contacter, Prospect, RDV à venir, Venu non inscrit, RDV non honoré, RDV annulé, Froid, Archivé, Client, Client enseigne, Ancien client, Ancien client enseigne.
Sources : choisissez les sources depuis lesquelles les contacts doivent provenir pour déclencher le scénario (Ma Salle De Sport, RDV en ligne, Widget MSDS, Club Connect, Votre vente en ligne, Votre site web, Formulaire Site Web, Urban Challenge, Active Campaign…). Vous pouvez tout sélectionner ou affiner selon vos besoins.
Conditions de déclenchement : vous pouvez activer l'option Démarre quand un commercial est assigné si vous souhaitez que le scénario ne se lance qu'une fois un commercial attribué au contact.
Une fois tous les paramètres renseignés, cliquez sur Créer.
3. Ajouter des étapes au scénario
Accéder à l'éditeur de scénario
Après la création, vous arrivez dans l'éditeur visuel du scénario. Le workflow démarre avec un nœud de fin. Cliquez sur le + pour ajouter votre première étape.
Choisir le type d'étape
Un panneau s'ouvre sur la droite. Sélectionnez le type d'étape parmi les options disponibles :
- Envoyer un email : envoie un email automatique au contact. Vous pouvez sélectionner un modèle existant ou rédiger le contenu directement (objet, corps du message, mise en forme HTML disponible).
- Envoyer un SMS : envoie un SMS au contact. Vous rédigez le message directement dans le champ prévu, en tenant compte du compteur de caractères (1 crédit SMS = 159 caractères). Les accents et emojis consomment davantage de crédits.
- Créer une tâche : Envoyer un email : crée une tâche pour rappeler à un commercial d'envoyer un email.
- Créer une tâche : Envoyer un SMS : crée une tâche pour rappeler à un commercial d'envoyer un SMS.
- Créer une tâche : Appeler un prospect : crée une tâche d'appel assignée à un commercial.
Définir le délai de l'étape
Pour chaque étape, vous définissez un délai après l'événement précédent (en jours). Saisissez la valeur souhaitée dans le champ prévu. Un délai à 0 signifie que l'action se déclenche immédiatement.
Ajouter un commentaire (optionnel)
Vous pouvez ajouter un commentaire interne à chaque étape pour documenter son rôle dans le scénario. Ce commentaire est uniquement visible par votre équipe.
Valider l'étape
Cliquez sur Créer pour enregistrer l'étape. Elle apparaît alors dans le workflow visuel. Répétez l'opération pour ajouter autant d'étapes que nécessaire.
5. Activer le scénario
Passer le scénario en actif
Une fois votre scénario configuré, cliquez sur le bouton Activer en haut à droite de l'éditeur. Le statut passe à Actif et le scénario commence à s'appliquer aux contacts correspondant à vos critères de ciblage.
Modifier un scénario existant
Depuis la liste des scénarios, cliquez sur le nom d'un scénario pour y accéder. Dans le panneau de droite, vous retrouvez les informations du scénario (version, dernière exécution, cible, sources). Cliquez sur Modifier le scénario pour accéder à l'éditeur et apporter des modifications.
Copier un scénario vers un autre club
Si vous gérez plusieurs clubs, vous pouvez dupliquer un scénario vers un autre établissement via le bouton Copier vers un club disponible en haut de la liste des scénarios.