Comment suivre et traiter vos activités commerciales ?
Les activités regroupent toutes les actions commerciales à réaliser auprès de vos prospects et clients : appels, emails, SMS, rendez-vous, demandes de contact et avis à traiter. C'est votre to-do list commerciale au quotidien, pensée pour ne laisser aucun prospect sans réponse.
1. Accéder à la page Activités
Cliquez sur Activités dans le menu latéral gauche. Vous arrivez sur une liste qui centralise toutes vos tâches commerciales.
Par défaut, l'onglet À faire est affiché. Vous pouvez basculer vers d'autres vues temporelles : Aujourd'hui, Demain, Cette semaine, En retard ou Faites.
L'onglet "En retard" mérite une attention particulière : il regroupe les actions qui auraient déjà dû être traitées.
Un bouton Supprimer les activités en retard en haut à droite vous permet de purger celles qui ne sont plus pertinentes.
2. Les types d'activités
Chaque activité correspond à une action précise. Vous les retrouvez sous forme d'icônes dans la barre au-dessus de la liste :
- Rendez-vous : séances, visites, essais planifiés
- Demande de contact : formulaires remplis par un prospect
- Avis en attente de réponse : avis Google ou autres à traiter
- Appel à effectuer
- Email à envoyer et Email en attente de réponse
- SMS à envoyer et SMS en attente de réponse
Cliquez sur une icône pour filtrer la liste sur ce type uniquement. Pratique pour organiser votre journée : d'abord les appels, puis les emails, etc.
3. Filtrer et personnaliser l'affichage
Deux filtres complémentaires sont disponibles en haut de page.
Statut vous permet de cibler les activités selon l'état commercial du prospect : À contacter, Prospect, RDV à venir, Venu non inscrit, RDV non honoré, RDV annulé, Froid, Archivé, Client, Client enseigne, Ancien client, Ancien client enseigne.
Assigné à permet d'isoler les activités d'un commercial en particulier, utile pour les managers.
Vous pouvez aussi personnaliser les colonnes visibles via le bouton Affichage (en haut à droite) et rechercher un prospect par nom ou prénom grâce à la barre de recherche.
4. Envoyer un SMS
Ouvrez une activité "SMS à envoyer". Une fenêtre apparaît avec un champ de saisie et un menu déroulant pour choisir un modèle prédéfini.
Sur la droite, des tags de personnalisation sont à votre disposition. Cliquez dessus pour les insérer dans votre message :
%prenom%·%nom%— prénom et nom du prospect%club%— nom de votre club%telephone-club%·%adresse-club%— coordonnées du club%url-rdv-club%— lien de prise de rendez-vous
Un compteur en bas du champ affiche le nombre de caractères et le coût en crédits (1 crédit = 159 caractères). Attention : les accents et emojis consomment plus d'espace, et le copier-coller depuis des outils IA peut ajouter des caractères invisibles.
Cliquez sur Valider pour envoyer.
5. Envoyer un email
La fenêtre d'envoi d'email propose un éditeur riche (gras, italique, alignement, couleur, liens, images, boutons d'appel à l'action). Vous pouvez choisir un modèle, renseigner un sujet et utiliser les mêmes tags de personnalisation que pour les SMS.
Deux options pratiques en bas du formulaire :
- Envoyer un email test : pour vérifier le rendu avant l'envoi réel
- Utilisez votre HTML : pour coller un template HTML personnalisé
Un bouton de prévisualisation permet de basculer entre vue bureau et vue mobile. Cliquez sur Envoyer quand tout est prêt.
6. Traiter un appel
L'activité "Appel à effectuer" affiche le numéro du prospect et le script de vente pour guider votre échange. L'historique des conversations précédentes est visible sous forme de notes horodatées.
Après l'appel, renseignez :
- Le prospect a-t-il répondu ? (oui/non)
- Avez-vous laissé un message ? (oui/non)
- Un commentaire libre pour résumer l'échange
Cliquez sur Valider pour enregistrer.
7. Répondre à une demande de contact ou un email reçu
Quatre options s'offrent à vous : Répondre par mail, Répondre par SMS, Appeler ou Traiter sans répondre.
Si le prospect n'a pas de numéro valide, un avertissement s'affiche et l'option SMS est désactivée.
"Traiter sans répondre" sert à clôturer une activité sans action (doublon, spam, prospect déjà géré par un autre canal).
8. Gérer un rendez-vous
La fiche rendez-vous récapitule les infos clés : nom du prospect, date et heure, email, téléphone, commercial assigné, type de session et durée.
Deux boutons principaux permettent de confirmer l'issue :
- Présence confirmée : le prospect s'est présenté
- Non présent : le prospect ne s'est pas présenté
Ce choix met automatiquement à jour le statut du prospect et déclenche les relances adaptées.
Vous pouvez aussi Modifier le rendez-vous, signaler que le prospect annule, ou ajouter un commentaire. Cliquez sur Confirmer pour valider.
9. Bonnes pratiques
Consultez l'onglet Aujourd'hui en début de journée pour visualiser votre charge. Traitez en priorité les activités En retard. Utilisez les modèles de SMS et d'emails pour gagner du temps tout en gardant une communication homogène. Et pensez à laisser un commentaire après chaque appel ou rendez-vous : l'historique est précieux si un collègue reprend le dossier.