Comment planifier et suivre vos rendez-vous depuis le planning ?

Prérequis

Pour utiliser le planning, vous devez avoir configuré vos types de rendez-vous et vos modèles d'emails dans la section Gestion des rendez-vous de vos paramètres.

1. Accéder au planning

Pour accéder au planning, cliquez sur Planning dans le menu latéral gauche de votre interface Lead. Vous arrivez sur la vue calendrier hebdomadaire, qui affiche les jours de la semaine en colonnes et les créneaux horaires en lignes.

En haut du planning, vous disposez de plusieurs éléments :

Le filtre Assigné à, qui vous permet d'afficher uniquement les rendez-vous attribués à un commercial ou coach spécifique.
Les flèches de navigation et le bouton Aujourd'hui pour vous déplacer dans le calendrier.
Le bouton + Ajouter en haut à droite pour créer un nouveau rendez-vous.

2. Créer un nouveau rendez-vous

Pour planifier un rendez-vous, cliquez sur le bouton + Ajouter en haut à droite du calendrier. Une fenêtre Nouveau rendez-vous s'ouvre et vous guide à travers plusieurs étapes.

Rechercher un prospect

Dans le champ de recherche, saisissez le nom ou l'adresse email du prospect, puis cliquez sur Rechercher. Vous pouvez affiner les résultats grâce au filtre Statut, qui vous permet de sélectionner ou désélectionner les statuts souhaités parmi la liste complète.

Une fois le prospect identifié dans les résultats (avec son statut et sa date d'ajout), cliquez sur son nom pour le sélectionner.

Configurer le rendez-vous

Après avoir sélectionné le prospect, vous accédez à la fenêtre de configuration. Deux modes sont proposés :

Prendre le rendez-vous en direct : vous fixez vous-même la date et l'heure.
Le prospect réserve par email : le prospect reçoit un lien pour choisir son créneau.

Renseignez ensuite les informations suivantes :

Type de rendez-vous : sélectionnez le type dans le menu déroulant (par exemple, « Visite du club »).
Assigné à : attribuez le rendez-vous à un membre de votre équipe si nécessaire.
Durée du rendez-vous : indiquez la durée en minutes (par défaut, 60 minutes).
Commentaire : ajoutez une note interne facultative.
Prévenir le prospect par mail : activez ou désactivez l'envoi automatique d'un email de confirmation au prospect via le curseur dédié.

Choisir la date et l'heure

Sur la partie droite de la fenêtre, un calendrier mensuel vous permet de sélectionner le jour. Le jour actuel est mis en évidence en violet. Sous le calendrier, choisissez l'heure de début du rendez-vous.

Un encadré Disponibilités du club ce jour vous indique si des créneaux sont disponibles pour la date sélectionnée. Si aucune disponibilité n'est trouvée, le message « Aucune disponibilité trouvée pour ce jour » s'affiche.

Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape de confirmation.

Personnaliser l'email de confirmation

Si vous avez activé l'envoi d'un email, vous accédez à l'écran de personnalisation du message. Le modèle d'email rattaché au type de rendez-vous se charge automatiquement.

Vous pouvez reprendre le contenu du mail et utiliser des tags dynamiques pour personnaliser le contenu. Ces tags sont remplacés automatiquement par les données réelles lors de l'envoi.

Vous pouvez également mettre en forme le texte à l'aide de la barre d'édition (gras, italique, alignement, liens, images, boutons) et envoyer un email test avant validation.

Cliquez sur Créer le rendez-vous pour finaliser la prise de rendez-vous.

3. Visualiser un rendez-vous sur le planning

Une fois créé, le rendez-vous apparaît directement sur le calendrier sous forme de bloc coloré. Le bloc affiche le type de rendez-vous, le créneau horaire et le nom du prospect.

4. Gérer un rendez-vous existant

Cliquez sur un rendez-vous dans le calendrier pour ouvrir sa fiche détaillée. Cette fiche regroupe toutes les informations utiles :

Coordonnées du prospect : nom, email et numéro de téléphone.
Assignation : le commercial ou coach assigné au rendez-vous.
Détails du rendez-vous : type, durée, date et heure de début et de fin.
Lien vers la fiche prospect : cliquez sur Voir la fiche prospect pour accéder au profil complet.

Confirmer la présence

Deux boutons vous permettent de mettre à jour le statut de présence du prospect :

Présence confirmée (bouton vert) : le prospect s'est présenté au rendez-vous (statut par défaut après le rendez-vous si aucune action n'est faite).
Non présent (bouton rouge) : le prospect ne s'est pas présenté.

Modifier ou annuler le rendez-vous

Depuis la fiche du rendez-vous, vous disposez de deux actions supplémentaires :

Modifier : permet de changer la date, l'heure, la durée ou le type de rendez-vous.
Le prospect annule le rendez-vous : enregistre une annulation à l'initiative du prospect.

Ajouter un commentaire

Un champ de texte en bas de la fiche vous permet de laisser un commentaire interne, visible par votre équipe, avant de confirmer l'action via le bouton Confirmer.

5. Intégrations avec votre logiciel de gestion (ERP)

Lead peut se connecter aux ERP Deciplus et Resamania pour enrichir votre planning.

Intégration de base

Un bouton supplémentaire portant le nom de votre ERP apparaît dans le planning. Il vous permet de consulter directement depuis Lead les créneaux enregistrés dans votre ERP (cours collectifs, créneaux coaching…), sans avoir à basculer entre les deux outils. Cette vue est disponible en lecture seule.

Intégration avancée

Les disponibilités de votre ERP alimentent directement la prise de rendez-vous dans Lead, et les informations saisies dans Lead remontent automatiquement dans votre ERP. Les créneaux de l'ERP deviennent également visibles dans le planning natif de Lead, ce qui vous donne une vue unifiée de l'ensemble de votre activité.

Pour en savoir plus sur ces intégrations ou les activer, contactez notre équipe support.