Comment suivre mes emails échangés ?
Lead vous permet d'envoyer et de recevoir des emails directement depuis votre espace, sans quitter l'outil. La rubrique Emails échangés, accessible depuis le menu Communication, centralise l'ensemble de vos échanges email avec vos prospects et membres. C'est votre tableau de bord pour vérifier qu'un message a bien été délivré, repérer les erreurs et analyser le volume de vos communications.
1. Accéder à la page Emails échangés
Rendez-vous dans le menu latéral gauche de votre espace Lead. Ouvrez la section Communication, puis cliquez sur Emails envoyés / reçu. Vous arrivez sur le tableau de bord dédié à l'ensemble de vos échanges email.
En haut de la page, un compteur affiche le nombre total d'emails traités sur la période, tous statuts confondus. Ce chiffre inclut aussi bien les emails envoyés que ceux reçus.
2. Filtrer vos emails par statut
Une barre de filtres vous permet d'affiner l'affichage selon l'état des messages :
- Tous : Affiche l'intégralité des emails, sans distinction de statut.
- A envoyer : Emails programmés ou en file d'attente, pas encore transmis.
- Envoyé : Emails correctement délivrés au destinataire.
- Erreur : Emails dont l'envoi a échoué (adresse invalide, problème technique, rejet par le serveur destinataire, etc.).
- Reçu : Emails reçus de la part de vos prospects ou membres, en réponse à vos communications ou à leur initiative.
- En cours d'envoi : Emails en train d'être acheminés par le serveur. Ce statut est généralement transitoire et ne dure que quelques instants.
Cliquez sur le filtre souhaité pour isoler les emails correspondants. Le filtre Erreur est particulièrement utile pour identifier les adresses à corriger dans vos fiches prospects.
3. Lire le graphique d'activité
Un graphique en barres offre une vision chronologique de vos échanges sur les 30 derniers jours. Deux séries de données sont représentées :
- Année en cours (violet foncé) : Le volume d'emails échangés jour par jour sur la période affichée.
- Année précédente (violet clair) : Le volume d'emails échangés sur la même période un an plus tôt.
Cette comparaison vous permet de mesurer l'évolution de votre activité email et de repérer les jours de forte sollicitation, par exemple lors du lancement d'une campagne ou d'une relance groupée.
4. Consulter le détail de chaque email
Sous le graphique, un tableau liste l'ensemble de vos emails avec les informations suivantes :
- Prospect : Le nom du contact destinataire ou expéditeur tel qu'il apparaît dans votre base.
- Objet : L'objet de l'email. Cette colonne vous permet d'identifier rapidement le contenu du message.
- Créé le : La date et l'heure auxquelles l'email a été créé dans Lead.
- Statut : L'état de l'email (Envoyé, Reçu, Erreur, En cours d'envoi…) accompagné de la date et de l'heure effectives du changement de statut.
5. Exporter vos données
Pour analyser vos échanges dans un tableur ou les partager avec votre équipe, cliquez sur le bouton Export Excel situé en haut à droite du graphique. Le fichier généré contiendra l'ensemble des emails par date, sur la période actuelle, et l'année précédente, selon les filtres actifs.
Cet export est utile pour produire un rapport mensuel sur le volume de communications, vérifier le taux d'erreur sur une période donnée ou transmettre un historique d'échanges à un collaborateur.
6. Bonnes pratiques
Consultez régulièrement la page Emails échangés pour repérer les messages en statut Erreur. Une adresse email invalide dans une fiche prospect bloquera tous les envois futurs vers ce contact : corrigez-la dès que possible. Comparez les volumes d'une année sur l'autre grâce au graphique pour évaluer l'impact de vos campagnes emailing.