Comment configurer et gérer le planning de vos cours ?

1. Comprendre la vue du planning

Lorsque vous accédez à la page Planning, vous retrouvez un calendrier hebdomadaire qui affiche l'ensemble de vos séances, réparties par jour et par créneau horaire (de 06 h à la fin de journée, par tranches de 30 minutes par défaut).

En haut de la page, plusieurs éléments vous permettent de naviguer et de filtrer l'affichage :

Filtre de salle : le sélecteur « Toutes les salles » vous permet de filtrer les cours selon la salle concernée. Vous pouvez ainsi ne visualiser que les créneaux d'une salle en particulier (ex. : « Cours collectifs »).
Navigation temporelle : les flèches gauche/droite et le bouton « Aujourd'hui » vous permettent de vous déplacer de semaine en semaine ou de revenir à la semaine courante.
Pas de temps : le menu déroulant (30 min par défaut) ajuste la granularité horaire de la grille.
Mode d'affichage : vous pouvez basculer entre la vue Semaine (grille complète) et la vue Agenda (liste condensée des événements).

Les trois boutons d'action situés en haut à droite sont essentiels :

Dupliquer Semaine : reproduit la semaine type en cours sur les semaines suivantes.
Ajouter : ouvre le formulaire de création d'une nouvelle séance.
Suppression : permet de supprimer des séances existantes.

2. Créer une semaine type

Le principe fondamental du planning dans Club Connect repose sur la semaine type. L'idée est simple : vous construisez une semaine de référence avec l'ensemble de vos cours récurrents, puis vous la dupliquez sur les semaines suivantes.

Pour mettre en place votre semaine type, procédez comme suit :

Commencez par cliquer sur le bouton Ajouter pour créer votre première séance. Répétez l'opération pour chaque créneau de cours que vous souhaitez proposer au cours de la semaine (par exemple : Yoga le lundi à 10 h, HIIT le mardi à 18 h, Pilates le mercredi à 12 h, etc.). Une fois tous les créneaux renseignés, vous disposez de votre semaine type complète.

Ensuite, cliquez sur Dupliquer Semaine pour reporter cette semaine type sur les semaines à venir. Cette duplication est indispensable : si vous ne dupliquez pas, seule la semaine initiale sera visible. Pensez à effectuer cette opération régulièrement pour que vos adhérents puissent voir et réserver les cours des semaines suivantes.

3. Ajouter une séance au planning

Lorsque vous cliquez sur Ajouter, un formulaire complet s'ouvre avec l'ensemble des champs nécessaires à la création d'une séance.

Informations principales :

Cours : sélectionnez le type de cours parmi ceux que vous avez préalablement créés dans la section « Concepts » (ex. : Yoga, Body Pump, CrossFit).
Clubs : choisissez le ou les clubs concernés. Le bouton « Sélectionner tout » vous permet de déployer la séance sur l'ensemble de vos établissements en un clic.
Début de la séance : indiquez la date et l'heure de début (format JJ/MM/AAAA HH:MM).
Durée : renseignez la durée en minutes (ex. : 60 pour un cours d'une heure).
Coach : assignez un coach à la séance en le sélectionnant dans la liste, ou créez-en un nouveau directement depuis ce champ.
Salle : précisez dans quelle salle le cours a lieu (ex. : « Cours collectifs »).

Informations complémentaires :

Intensité : attribuez un niveau d'intensité au cours (échelle numérique) pour informer vos adhérents.
Calories : indiquez une estimation du nombre de calories brûlées, si vous souhaitez le communiquer.
Informations : champ libre pour ajouter des détails visibles par les adhérents (matériel à prévoir, prérequis, etc.).
Message d'invitation : rédigez un message personnalisé qui sera envoyé aux adhérents lors de leur inscription au cours.

4. Paramétrer les options de la séance

La partie basse du formulaire de création contient des options avancées qui vous permettent de personnaliser le comportement de chaque séance.

Sur réservation : activez cette option si vous souhaitez que les adhérents doivent réserver leur place avant de se présenter au cours. Cela vous permet de gérer la capacité et d'anticiper le nombre de participants.
Catégorie de vente : associez la séance à une catégorie de vente existante dans votre configuration commerciale.
Modèle(s) de ventes autorisé(s) : sélectionnez les modèles de vente (abonnements, formules, packs) qui donnent accès à ce cours. Seuls les adhérents disposant d'un abonnement correspondant pourront réserver.
Couleur (Hexa) : attribuez une couleur à la séance pour faciliter son identification visuelle sur le planning. Indiquez la valeur hexadécimale de la couleur souhaitée (ex. : #FF5733).
Cours Live : activez cette option si le cours est diffusé en direct via une plateforme de streaming.
Masquer le statut du cours aux adhérents : si cette option est activée, les adhérents ne verront pas le nombre de places restantes ni le taux de remplissage du cours.
Recevoir un mail à chaque réservation : activez cette notification pour être informé par e-mail dès qu'un adhérent réserve une place dans ce cours.
Lien vidéo : si le cours est accessible en ligne, collez ici le lien vers la session vidéo (Zoom, YouTube Live, etc.). Ce lien sera communiqué aux adhérents inscrits.

5. Dupliquer et maintenir le planning

Une fois votre semaine type créée, la gestion courante du planning repose principalement sur la duplication.

Pour rendre les semaines suivantes visibles à vos adhérents, revenez régulièrement sur la page Planning et cliquez sur Dupliquer Semaine. Cette action copie la structure de votre semaine type sur la période suivante.

Si vous devez modifier un cours pour une semaine particulière (changement de coach, annulation ponctuelle, modification d'horaire), vous pouvez le faire directement sur la semaine concernée sans affecter votre semaine type. En revanche, si vous souhaitez modifier durablement la programmation, mettez d'abord à jour votre semaine type, puis dupliquez-la à nouveau.

Le bouton Suppression vous permet de retirer des séances individuelles ou en lot si vous devez nettoyer le planning.

6. Utiliser le planning avec une connexion ERP

Club Connect peut être connecté à un ERP externe pour synchroniser les données de vos adhérents et de leurs abonnements. Les ERP compatibles sont : Resamania, Deciplus, Sportigo.

Lorsque la connexion ERP est active, le planning fonctionne de manière intelligente. La vue Club Connect récupère en temps réel les informations sur les adhérents disponibles dans l'ERP, notamment les données relatives à leurs abonnements et aux cours auxquels ils ont accès.

Concrètement, tous les adhérents verront l'ensemble des cours affichés sur le planning. Cependant, un adhérent ne pourra réserver que les cours compatibles avec son abonnement en cours. S'il tente de réserver un cours non inclus dans sa formule, un message d'erreur lui sera affiché, l'invitant à mettre à jour son abonnement.

Pour que cette synchronisation fonctionne correctement, une condition est indispensable : l'adhérent doit disposer d'un compte Club Connect créé avec la même adresse e-mail que celle enregistrée dans l'ERP. Si les adresses diffèrent, le système ne pourra pas faire le rapprochement et l'adhérent ne bénéficiera pas du filtrage automatique des cours autorisés.

Pour l'ERP Heitz, veuillez noter que l'adhérent devra se connecter à son espace Heitz depuis l'application Club Connect. L'intégration permet uniquement d'afficher l'espace Heitz dans Club Connect et ne récupère aucune donnée.