Comment configurer le planning de votre salle ? - Le guide complet

1. Comprendre la logique du planning

Avant de vous lancer dans le paramétrage, il est important de comprendre comment les différents éléments s'articulent dans Club Connect.

Le planning repose sur une structure en trois niveaux :

• Le concept de cours définit le contenu de votre activité (nom, description, règles de réservation). C'est la brique de base.
• Le modèle de vente (optionnel) permet d'appliquer des règles de réservation spécifiques à un type d'abonnement. Il se rattache à l'adhérent via sa gestion d'abonnement.
• La catégorie de vente (optionnelle) affine encore les règles en limitant l'accès à certains types de cours au sein d'un même modèle de vente.

Une fois ces éléments configurés, vous placez vos concepts dans le planning sous forme de créneaux, et vos adhérents peuvent réserver.

2. Créer un concept de cours

Le concept de cours est le point de départ. Il représente une activité proposée dans votre salle (Yoga, CrossFit, Aquagym, etc.) et contient sa description ainsi que ses règles de réservation par défaut.

Pour créer un concept, rendez-vous dans le menu dédié de Club Connect et renseignez les informations de votre activité : nom, description, durée, capacité et conditions de réservation.

Chaque concept créé pourra ensuite être positionné sur un créneau dans votre planning.

Consultez l'article détaillé : Comment créer un concept de cours dans Club Connect

3. Configurer un modèle de vente (optionnel)

Le modèle de vente vous permet d'aller plus loin en définissant des règles de réservation spécifiques, associées à un type d'abonnement.

Par exemple, vous pouvez créer un modèle de vente qui autorise un adhérent à réserver 3 cours maximum par semaine. Ce modèle sera ensuite rattaché aux adhérents concernés via la gestion d'abonnement.

Le modèle de vente n'est pas obligatoire. Si vous n'avez pas besoin de différencier les droits de réservation selon le type d'abonnement, vous pouvez passer cette étape. Vous pourrez toujours appliquer une limite par utilisateur directement sur le créneau du planning (voir section 6).

Consultez l'article détaillé : Comment créer et configurer un modèle de vente

4. Utiliser les catégories de vente pour affiner les règles

Les catégories de vente permettent de créer des sous-limites au sein d'un modèle de vente. Elles sont utiles lorsque vous souhaitez restreindre l'accès à certains types de cours sans modifier la limite globale.

Exemple concret : votre modèle de vente autorise 5 cours par semaine. Cependant, vous souhaitez que parmi ces 5 cours, l'adhérent ne puisse réserver que 2 cours d'Aquagym maximum. Vous devez alors :

1. Créer une catégorie de vente (par exemple « Aqua »).
2. Rattacher votre concept de cours Aquagym à cette catégorie.
3. Ajouter la catégorie dans le modèle de vente en définissant la sous-limite (2 créneaux maximum).

La règle s'appliquera automatiquement à tous les adhérents associés à ce modèle de vente.

Pour mettre en place une catégorie de vente, vous devez donc intervenir à trois niveaux : créer la catégorie, associer le concept concerné à cette catégorie, puis intégrer la catégorie dans le modèle de vente avec sa limite dédiée.

5. Configurer les salles disponibles

Avant de positionner vos cours dans le planning, vous devez déclarer les salles disponibles dans votre établissement.

Cette configuration s'effectue directement depuis la page Planning, via le sélecteur de salles situé en haut de l'écran (là où s'affiche « Toutes les salles »). Cliquez sur ce sélecteur pour ajouter, modifier ou supprimer vos salles.

En déclarant vos salles à cet endroit, vous permettez au système d'associer chaque cours à l'espace physique dans lequel il se déroule. Cela vous offre également la possibilité de filtrer votre planning par salle pour une lecture plus claire au quotidien.

6. Positionner les cours dans le planning

Une fois vos concepts créés (et vos modèles de vente configurés si nécessaire), vous pouvez construire votre planning en y plaçant des créneaux de cours.

Chaque créneau correspond à un concept positionné sur un jour et un horaire précis. C'est à ce niveau que vos adhérents verront les cours disponibles et pourront effectuer leurs réservations.

Si vous n'utilisez pas de modèle de vente, vous pouvez tout de même définir une limite par utilisateur par semaine directement sur le créneau. Cette option est pratique lorsque vous souhaitez appliquer une restriction simple sans la rattacher à un type d'abonnement spécifique.

Consultez l'article détaillé : Comment configurer et gérer le planning de vos cours

7. Associer les modèles de vente aux adhérents

Pour que les règles définies dans vos modèles de vente s'appliquent, il est indispensable de les rattacher aux bons adhérents. Cette étape se fait dans Gestion client > Adhérent.

Deux options s'offrent à vous :

• Association individuelle : ouvrez la fiche d'un adhérent et associez-lui le modèle de vente correspondant à son abonnement.
• Association en masse : utilisez la fonctionnalité « Lister les membres sans l'abonnement » pour identifier rapidement les adhérents qui n'ont pas encore de modèle de vente associé, puis ajoutez-le en une seule action.

Sans cette association, les adhérents ne seront pas soumis aux règles de réservation définies dans le modèle de vente, même si celui-ci est correctement paramétré.

8. Récapitulatif du parcours de configuration

Pour configurer votre planning de A à Z, voici l'ordre recommandé :

1. Créez vos concepts de cours avec leurs descriptions et règles de base.
2. Si nécessaire, créez vos modèles de vente avec les limites de réservation par type d'abonnement.
3. Si besoin, créez des catégories de vente pour définir des sous-limites sur certains types de cours.
4. Rattachez vos concepts aux catégories de vente concernées.
5. Intégrez les catégories dans les modèles de vente.
6. Déclarez vos salles depuis la page Planning via le sélecteur de salles.
7. Positionnez vos créneaux de cours dans les salles du planning.
8. Associez les modèles de vente aux adhérents dans Gestion client > Adhérent.

Votre planning est maintenant opérationnel et vos adhérents peuvent réserver leurs cours selon les règles que vous avez définies.