Comment gérer le profil de vos adhérents ?

1. Accéder à la fiche d'un adhérent

Pour consulter ou modifier le profil d'un adhérent, rendez-vous dans le menu latéral gauche, section Gestion Clientèle → Adhérents. Sélectionnez ensuite l'adhérent souhaité dans la liste. Sa fiche s'ouvre et se compose de cinq onglets situés en haut de page : Information, Réservations, Abonnements, Tickets et Visbody ou Inbody.

2. Renseigner les informations personnelles

L'onglet Information est la section principale de la fiche. Il vous permet de saisir et de mettre à jour les données suivantes :

• Identité et coordonnées : nom, prénom, téléphone, email, date de naissance et genre. Ces champs constituent la base du profil de votre adhérent.

• Statut et date d'installation : le champ « Status » vous permet de catégoriser votre adhérent (par exemple « Clients »). La « Date d'installation » correspond à la date d'inscription de l'adhérent dans votre club.

• Parrainage : si l'adhérent a été parrainé, cette information apparaît sous les champs de statut. Dans le cas contraire, la mention « Aucun parrain » est affichée.

• Notes : un champ de texte libre vous permet d'ajouter des remarques internes sur l'adhérent (particularités, préférences, historique d'échanges, etc.).

A noter que les fiches adhérents sont créées automatiquement lors de la création du compte par votre adhérent depuis l'application Club Connect. Vous pouvez néanmoins créer des fiches manuellement pour des cas d'usage particulier.

3. Comprendre le statut de validation du compte

Sous les informations de statut, un indicateur vous informe si le compte de l'adhérent a été validé. Vous verrez un message du type « Compte validé le XX/XX/XXXX à XX:XX » lorsque la validation a été effectuée.

Cette information est particulièrement utile lorsqu'un adhérent vous signale qu'il n'arrive pas à se connecter à l'application. Si le compte affiche « Non validé », cela signifie que l'adhérent n'a pas encore confirmé son inscription via le lien de validation envoyé par email. Il devra alors retrouver cet email dans sa boîte de réception (ou ses spams) et cliquer sur le lien de validation pour activer son accès.

4. Renseigner le profil sportif et santé

En bas de l'onglet Information, plusieurs champs vous permettent de compléter le profil sportif et de santé de l'adhérent :

• Certificat médical : un toggle vous permet d'indiquer si le certificat médical de l'adhérent a été fourni.

• Dernier Bilan Forme : renseignez la date du dernier bilan forme réalisé par l'adhérent.

• Informations complémentaires : les champs « Occupation », « Objectifs », « Pathologie », « Antécédents sportifs », « Fréquence d'entrainement » et « Alimentation » vous permettent de consigner un profil détaillé pour personnaliser l'accompagnement de vos adhérents.

5. Ajouter des pièces jointes

Sur la partie droite de l'onglet Information, le bloc Pièces jointes vous permet d'associer des fichiers au profil de l'adhérent. Cliquez sur le bouton Ajouter un fichier (image ou pdf) pour téléverser un document.

Les pièces jointes que vous ajoutez ici seront accessibles par vos adhérents directement depuis l'application mobile Club Connect, dans l'onglet Bilan Forme. Cela vous permet par exemple de partager des documents utiles à l'accompagnement et au suivi de l'adhérent.

6. Bloquer la réservation d'un adhérent

La section Empêcher la réservation vous permet de restreindre temporairement la capacité d'un adhérent à réserver des créneaux sur le planning Club Connect. Renseignez une date de début dans le champ À partir du et une date de fin dans le champ Jusqu'au pour définir la période de blocage.

Cette fonctionnalité est utile dans le cas de no-shows répétés : si un adhérent ne se présente pas régulièrement à ses réservations, vous pouvez temporairement suspendre son accès à la réservation pour préserver la disponibilité de vos créneaux pour les autres membres.

Cette option n'est active que si vous utilisez le module de planning de Club Connect.

7. Consulter les réservations (onglet Réservations)

L'onglet Réservations affiche l'historique de réservation de l'adhérent, réparti en deux sections : Réservations actuelles (les créneaux à venir) et Réservations passées (les créneaux déjà effectués). Cet onglet vous permet de vérifier en un coup d'œil l'activité de réservation de l'adhérent.

8. Gérer les abonnements (onglet Abonnements)

L'onglet Abonnements vous permet de rattacher un modèle de vente de type abonnement à l'adhérent. La page distingue les Abonnements actuels (en cours de validité) et les Abonnements expirés.

Pour associer un abonnement, cliquez sur le bouton Ajouter un abonnement situé en haut à droite de la page. Vous pourrez alors sélectionner un modèle de vente parmi ceux que vous avez préalablement configurés dans la section Modèles de ventes du menu Gestion Clientèle.

9. Gérer les tickets (onglet Tickets)

L'onglet Tickets fonctionne de manière similaire aux abonnements. Il vous permet de rattacher un modèle de vente de type ticket (carte de séances, pass journée, etc.) à l'adhérent. La page affiche les Tickets actuels et les Tickets expirés.

Cliquez sur le bouton Ajouter un ticket pour attribuer un nouveau ticket à l'adhérent à partir de vos modèles de ventes existants.

10. Suivre les bilans corporels (onglet Visbody ou Inbody)

Depuis cet onglet, vous pouvez vérifier si la connexion entre le compte de l'adhérent et l'appareil de mesure a été effectuée.

11. Enregistrer ou supprimer une fiche adhérent

En bas de la fiche adhérent, deux boutons vous permettent de finaliser vos actions :

Mettre à jour : enregistre toutes les modifications apportées à la fiche. Pensez à cliquer sur ce bouton après chaque modification pour ne pas perdre vos changements.

Supprimer : supprime définitivement la fiche de l'adhérent. Cette action est irréversible, utilisez-la avec précaution.